El legal project management (LPM) o gestión de proyectos legales en español, es un enfoque estratégico de planificación, coordinación y control que consiste en adaptar las técnicas de gestión de proyectos utilizadas en otros rubros en el ámbito legal.
El término se comenzó a acuñar en los albores de la crisis financiera del 2008, cuando los bufetes de abogados se vieron obligados a cambiar sus modelos operativos para lograr optimizar los costos de los servicios legales. Desde entonces, su implementación y práctica dentro de los equipos legales ha venido creciendo.
Distintos factores han impulsado este crecimiento, principalmente el famoso lema “hacer más por menos”. Esto hace referencia a la situación donde los directores ejecutivos y financieros presionan a los departamentos legales internos para reducir su plantilla interna, gastar menos en bufetes de abogados y ser más eficientes. De la misma manera, los clientes particulares demandan servicios legales más efectivos, donde los profesionales comprendan sus requisitos. Esto representa un desafío que definirá los próximos diez años de la industria legal.
¿Por qué es importante el Legal Project Management (LPM)?
Tanto las empresas como los clientes particulares necesitan servicios legales a menor costo y más efectivos. Por ende, es necesario que los abogados puedan desempeñar un rol de gerente de proyecto o participar en un equipo de proyecto para lograrlo.
El Legal Project Management ayuda a las empresas del sector legal a ser más competitivas en el mercado, potenciando las habilidades profesionales del equipo jurídico y brindando un servicio más eficiente a los clientes.
A continuación, te mostraremos las principales razones de aplicar LPM en una empresa legal:
- ¡Mejora tu propuesta de valor! Optimiza los tiempos de entrega: Trata cada requerimiento del cliente como un proyecto individual y elabora presupuestos y cronogramas de entrega claros y realistas
- Mejora continua de los procesos: Mejora la eficiencia de los procesos de planificación permitiendo conocer los recursos asignados para cada tarea y los plazos que deben cumplir los trabajadores para realizar cada actividad. Esto permite generar espacios para el cumplimiento de otras tareas.
- Controla los costos, gastos y presupuesto: Para reducir el gasto, es importante que los abogados implementen un sistema de gestión de proyectos legales, ya que esto les permitirá establecer y cumplir su presupuesto, ahorrar tiempo y reducir costos en el proceso.
- Fideliza a los clientes: El LPM facilita la comunicación entre ambas partes, permitiendo al abogado mantener siempre informado al cliente acerca del avance del proyecto. Además, permite anticipar posibles riesgos, medir las posibilidades de éxito o fracaso del proyecto y corregir errores durante el desarrollo del mismo.
¿Cómo se aplica este método y cuál es su principal aporte al sector legal?
Según la Asociación de Asesores Corporativos (ACC), los procesos de gestión de proyectos legales efectivos definen y planifican claramente los proyectos. Asimismo, garantizan que los proyectos se implementen, supervisen y ajusten de acuerdo con planes predeterminados. El Instituto Internacional de Legal Project Management (IILPM) provee un enfoque estructurado para su aplicación que consta de cuatro fases:
- Determina el alcance: El primer paso es definir los objetivos y el alcance, es decir, el trabajo a realizar por el personal, y los entregables de un tema legal determinado.
- Planifica el proyecto: Después debes planificar y configurar el cronograma, el presupuesto y los parámetros de dotación de personal de un tema en específico para cumplir con el alcance y los objetivos.
- ¡Actúa! Ejecuta el plan: Lleve a cabo las actividades planeadas en los pasos anteriores.
- ¡Qué no se te pase nada! Revisa y revisa: Evalúa los resultados del proyecto y ajuste el proceso si es necesario.
El principal aporte en el sector legal es que permite estandarizar los procesos de gestión de proyectos legales desarrollando la previsibilidad en los abogados y el personal a cargo. Esto hace posible que los profesionales a cargo conozcan el proceso requerido para resolver un caso. Por lo tanto, ya no se tiene que desarrollar un nuevo plan cada vez que se aborde un asunto nuevo. De la misma manera, con un proceso establecido, pueden anticipar mejor los riesgos potenciales.
Mejores prácticas de Legal Project Management
Las investigaciones han indicado que solo el 64% de los proyectos cumplen sus objetivos. A continuación, revisaremos algunas prácticas que los equipos legales deben utilizar para administrar sus proyectos de manera más eficiente:
- Determina quién está a cargo de la gestión financiera: Esta persona debe supervisar las preocupaciones financieras como el presupuesto y monitorear los gastos durante todo el proyecto para asegurarse de que sea económicamente viable.
- ¡Recuerda que el entorno es cambiante! Define un proceso de gestión de cambios: Esto ayudará al departamento legal a mantenerse flexible si el proyecto cambia de rumbo.
- ¡Organízate! Crea una línea de tiempo del ciclo de vida del proyecto y los hitos: Esto permite estimar cuándo se deben tener listos los entregables. Además, es recomendable dividir el ciclo de vida en hitos para medir qué tanto se está avanzando el proyecto, según la línea de tiempo establecida.
- Implementa un software de gestión de proyectos legales: Estas herramientas centralizan el acceso a los documentos, siendo una solución de administración muy simple ahorrando tiempo y recursos.
- ¡Asegúrate! Diseña un proceso de aseguramiento de la calidad: Cada componente debe ser verificado por una segunda persona del equipo, con el fin de asegurarse de que no haya ningún error. Recuerda que seguir este proceso puede marcar la diferencia entre un proyecto satisfactorio y uno excepcional.
- Comunícate con tu equipo y partes interesadas: Es necesario entablar tanto una comunicación interna como externa para entregar un proyecto con éxito. El comprender los objetivos del cliente y comunicarlos con sus empleados le permitirá entregar un trabajo de calidad.
En resumen, se puede afirmar que el Legal Project Management ofrece nuevas maneras de hacer el trabajo a través de su enfoque estratégico y la implementación de herramientas tecnológicas, marcando un antes y un después en la industria legal.
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