Autor: Mariella Cafferata, Country Manager de Niubox Legal Digital en Perú
En el artículo anterior de esta serie hablamos de qué es la innovación legal y por qué cada vez más gerencias legales en la región están mirando hacia allá. Pero antes de hablar de metodología o de tecnología, hay un paso previo que muchos se saltan: diagnosticar. No puedes rediseñar lo que no reconoces como un problema, y en nuestra experiencia acompañando a gerencias legales de distintos sectores en Perú y la región, hemos visto que casi siempre los mismos cinco síntomas se repiten, sin importar el tamaño de la empresa ni la industria. Este artículo es un autodiagnóstico: léelo pensando en tu propia área y marca mentalmente cuántos de estos cinco puntos te resultan familiares.
Síntoma 1: El abogado convertido en editor de documentos
La primera señal es la más silenciosa, porque no se ve como un problema: se ve como «mucho trabajo». Abogados con años de experiencia dedican su día a completar plantillas, corregir datos y reenviar correos, en lugar de asesorar sobre el fondo del negocio. El reporte 2026 State of the Corporate Law Department de Thomson Reuters Institute ya lo confirmó a nivel global: 60% del tiempo de los equipos legales se va en revisión documental y tareas rutinarias. Pregúntate: ¿cuánto de lo que hizo tu equipo esta semana requería realmente criterio jurídico, y cuánto era simplemente operar un formulario?
Síntoma 2: El contrato que queda huérfano después de la firma
Firmar un contrato se siente como el final del proceso, pero en realidad es el inicio de una relación que hay que gestionar: vencimientos, renovaciones, obligaciones, penalidades. El problema es que, una vez firmado, casi nadie vuelve a abrirlo. Un estudio reciente de Juro encontró que 40% de las organizaciones encuestadas admite que no tiene claro quién es responsable de las tareas relacionadas con cada contrato una vez pasada la firma. Un reporte de Deloitte sobre gestión post-firma de contratos, publicado en 2025, es todavía más directo: la mayoría de las organizaciones concentra su atención en la negociación y prácticamente abandona la etapa donde el contrato realmente genera o destruye valor.
¿Tu empresa sabe, hoy, cuántos contratos vencen en los próximos 90 días?
Síntoma 3: El correo (o la carpeta compartida) como sistema paralelo
Toda empresa mediana o grande tiene, en teoría, un lugar oficial donde deberían vivir los contratos. Y sin embargo, en la práctica, el verdadero sistema de gestión contractual son las bandejas de entrada y las carpetas compartidas personales. Una investigación de 2026 realizada por World Commerce & Contracting junto con Sirion encontró que entre el 71% y el 78% de las organizaciones, según la región, sigue usando unidades compartidas como repositorio principal fuera de cualquier sistema oficial, y que solo 27% almacena todos sus contratos firmados exclusivamente en una plataforma de gestión contractual. El resto vive disperso. Esto no es indisciplina de la gente: es evidencia de que el sistema oficial, si existe, no está diseñado para cómo trabaja realmente el equipo.
Síntoma 4: La firma como ritual, no como control
Cuantos más visados y firmas requiere un contrato, más protegida se siente la empresa. O eso se cree. En la realidad que hemos visto en campo, cadenas de cuatro, cinco o seis aprobadores no garantizan mejor revisión: solo garantizan más demora, porque cada aprobador asume que el anterior ya revisó a fondo. Según la investigación 2026 Speed Wins de West Monroe, cerca del 75% de los ejecutivos de primer nivel cree que sus organizaciones pierden hasta 5% del ingreso anual por decisiones lentas, y señalan como causa principal el exceso de capas de aprobación y la falta de claridad sobre quién decide qué. A esto se suma que, según datos de DocuSign, un contrato B2B promedio toma 3.4 semanas solo en aprobarse y firmarse. Si en tu empresa nadie podría explicar con certeza qué revisa cada firmante en la cadena de aprobación, probablemente no tengas un control: tienes un ritual.
Síntoma 5: Nadie sabe en qué etapa está cada contrato
Este es, quizás, el síntoma más costoso porque alimenta a todos los demás. Cuando un área comercial o de compras pregunta «¿en qué va mi contrato?», la respuesta casi nunca es un dato: es una llamada, un correo, una búsqueda manual. Una encuesta reciente de Juro sobre gestión contractual encontró que 9 de cada 10 profesionales de contratos consideran un desafío real encontrar un contrato específico, y que buscar una cláusula puntual dentro de un documento puede tomar hasta dos horas. Aberdeen Group, por su parte, calcula que las organizaciones más maduras en gestión contractual tienen 78% de sus contratos en un repositorio centralizado y buscable, frente a apenas 34% en el resto. La brecha no es tecnológica: es de visibilidad.
No es tu equipo. Es la arquitectura del proceso
Si te reconociste en tres, cuatro o los cinco síntomas, la buena noticia es que no estás ante un problema de personas. Los abogados de tu equipo probablemente sean capaces, estén comprometidos y sepan exactamente dónde duele. El problema es que nadie diseñó el proceso contractual como un sistema: creció por acumulación, contrato a contrato, sin que nadie se detuviera a preguntar cómo debería fluir de principio a fin. Y un problema de arquitectura no se resuelve trabajando más horas ni contratando más abogados. Se resuelve rediseñando el proceso.
En el próximo artículo de esta serie te presentaré la metodología que usamos para hacer exactamente eso: el Legal Design Thinking, un método probado para mapear cómo funciona hoy tu proceso contractual (lo que llamamos el «As Is») antes de diseñar cómo debería funcionar en el futuro (el «To Be»). Porque antes de elegir cualquier herramienta, hay que entender con precisión qué se está resolviendo.
