El utilizar solamente herramientas digitales como word, excel y powerpoint para el trabajo legal diario, muchas veces no es suficiente. Hoy en día, existen miles de aplicaciones que tienen como objetivo ayudar a gestionar y optimizar las tareas operativas, para que los abogados puedan concentrarse en temas que demanden mayor análisis y estrategia.
Dentro de la corriente del “Legaltech” o tecnología aplicada al derecho, encontramos múltiples soluciones para hacer más eficiente el trabajo diario de un abogado. En este artículo resaltaremos dos de las principales categorías de Legaltech y algunas de sus herramientas digitales más usadas:
1. Case Management Software (CMS):
La gestión de casos legales o también conocida como CMS se refiere a herramientas digitales que ayudan a las firmas de abogados a gestionar el ciclo de vida de un caso a través del manejo de procesos, documentos, demandas, etc. El CMS tiene dos propósitos: consolidar y proteger la información de los casos y mejorar el proceso de trabajo para hacer los servicios más ágiles y eficaces logrando así el crecimiento de la empresa.
Estos son algunos de los software de CMS más utilizados:1
- App4Legal: es una solución integral de gestión de la práctica jurídica que consiste en la organización de datos de clientes, tareas, contratos y documentos. Esta herramienta puede llegar a reemplazar a gran parte de las plataformas utilizadas por los profesionales legales.
- Clio: es una solución de gestión de casos legales basada en la nube que permite acceder y administrar asuntos, contactos y facturación, todo en un sistema central.
- Trello: es un centro de proyectos dinámico de colaboración entre equipos. Esta herramienta ayuda al equipo a visualizar el trabajo de todos los miembros.
2. Contract Lifecycle Management (CLM):
La gestión del ciclo de vida de los contratos o conocido por sus siglas en inglés como CLM es una forma de centralizar el almacenamiento de los contratos y automatizar la creación, ejecución y gestión de acuerdos contractuales. Es decir, buscar optimizar los procesos contractuales durante sus etapas claves: iniciación, creación, proceso y flujo de trabajo, negociación y aprobación, ejecución, gestión y cumplimiento continuo (dentro del repositorio) y renovación de contratos.
Para lograrlo se utilizan diferentes tipos de software que realizan plantillas base, usan un lenguaje común y unificado, entre otros. De esta manera, se logra una mayor eficiencia, se eliminan errores y se reducen los costos administrativos.2
Algunas de las plataformas más utilizadas son:
- Ironclad: es una aplicación que no solo está orientada a abogados, sino para todos los innovadores que buscan que la elaboración de contratos sea un proceso ágil dentro de las organizaciones. Captura la información crítica de cada contrato y utiliza una plataforma de colaboración moderna. Además, los contratos son protegidos con cifrado de datos, mantiene el cumplimiento del RGPD y las políticas de la empresa.3
- Icertis Contract Intelligence: es una solución de gestión de contratos en la nube, fácil de usar. Esta plataforma se encarga de convertir los contratos de documentos estáticos al estructurar y conectar la información crítica que define a la organización.4
- Legito: es una plataforma que simplifica la forma de trabajar con documentos. Realiza flujos de trabajo y aprobaciones automatizadas, negociación segura, extracción de datos, no requiere codificación, notifica fecha límite, entre otras funciones.5
¿Cómo saber qué herramientas digitales necesita una empresa?
No todas las empresas son iguales, tal vez ofrezcan los mismos servicios pero la metodología de trabajo, la cultura organizacional y la cartera de clientes que manejan hacen que una empresa sea única, por eso, es importante conocer los aspectos que se deben tomar en cuenta para escoger las herramientas digitales que mejor le convengan a la organización.
- Definir cuál es el problema: se debe mapear los procesos de cada servicio que ofrece la firma para conocer en donde se encuentra la dificultad.
- Conocer qué tipo de herramienta digital se requiere: cuando ya se identifica el problema, se puede indagar en las diferentes plataformas que puedan brindar la solución. La investigación profunda de estas herramientas permitirá tomar la mejor solución.
- Pensar en cómo aplicar la herramienta en el sector: muchas de estas soluciones vienen de especialistas del sector de TI que no necesariamente conocen a profundidad la industria legal, por lo que siempre es bueno pensar cómo se aplicaría la herramienta en el trabajo diario.
En conclusión
Incorporar algunas de estas herramientas tecnológicas o software en el trabajo diario de un abogado puede suponer un cambio drástico pero positivo, ya que permitirán optimizar los tiempos, marcar la diferencia, ser más eficientes, automatizar procesos y contar con un valor agregado en el servicio que se brinda.
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Fuentes:
2 ¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)?
3 Ironclad: Digital Contract Management Software
Un comentario
Hola, Excelente publicación sobre herramientas digitales para abogados. Se lo recomendaré al bufete de abogados RGG Abogado que lleva mis casos, es posible que esta información les sea útil o quizás alguno de sus servicios. Gracias por la información.